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社労士事務所HIKARI(所長 川浪 宏)は、業務受託しているお客様の個人情報の保護が最も重要な責務の一つと認識し、個人情報保護に関する確約を徹底するため、全国社会保険労務士会連合会の「社会保険労務士個人情報保護事務所」の認証を受けました。

認証番号:1602595                                   2024.5.11

※SRPⅡ認証制度とは

・・・全国社会保険労務士会連合会のページへ

特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針
(マイナンバープライバシーポリシー)

社労士事務所HIKARI(以下、「当事務所」という。)は、社会保険労務士及び行政書士を通じて取り扱う顧問先の皆様の特定個人情報等及び当事務所の職員その他従業者の特定個人情報等の厳格な保護を重大な社会的責任と認識し、特定個人情報の適正な取扱いの確保について当事務所として取り組む基本方針を定めます。

1.特定個人情報等の取り扱いの範囲、体制について

 当事務所は、個人番号を取り扱う事務の範囲及び特定個人情報等(事務において使用する個人番号及び個人番号と関連付けて管理する個人情報、氏名、生年月日等)の範囲を特定し、事務取扱担当者を明確にいたします。また、特定個人情報取扱規程を策定し、特定個人情報を取り扱う体制の整備を行います。

2.安全管理措置について

 当事務所は、特定個人情報の安全管理措置に関して、特定個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の特定個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じます。

 特定個人情報等の取り扱いに際し、第三者へ業務を委託する場合には、事前に顧問先等委託元の許諾を得て、十分な管理体制を有する委託先を選定し、必要かつ適切な指導・監督を行うものとします。

3.関係法令・ガイドライン等の遵守について

 当事務所は、個人情報及び特定個人情報に関する法令、国が定める指針、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編/特定個人情報保護委員会)、社会保険労務士のためのマイナンバーハンドブック(全国社会保険労務士会連合会)及びその他の規範を遵守し、特定個人情報等の適正な取扱いを行います。

4.特定個人情報等に関する問い合わせ窓口

 本人からの特定個人情報の取り扱いに関する苦情、問い合わせについては、適切かつ迅速な対応を行うための体制を整えます。当事務所における特定個人情報等の取り扱いに関するご質問や苦情に関しては下記の窓口にご連絡下さい。

    【当事務所特定個人情報のお問い合わせ窓口】

     特定個人情報管理責任者 所長 川浪 宏

     電話 096-237-6797

     平日 10時から17時、土日祝他休み

 本方針は、全職員及びその他従業者に周知、徹底するとともに、当事務所外に対しても公表いたします。また、職員及びその他従業者の教育、啓発に努め、特定個人情報保護意識の維持向上を図ります。

                       制定日 2015(平成27)年8月1日

                       最終改定日 2024(令和6)年2月22日

                           社労士事務所HIKARI

                             所長 川浪 宏

                            特定社会保険労務士・行政書士

【社労士事務所HIKARIで取り扱う事務の範囲及び利用目的】
 当事務所が、当事務所の職員又は第三者から取得する特定個人情報等及び委託契約書に基づく特定個人情報の利用目的は、以下に掲げる個人番号を掲げる個人番号を取り扱う事務の範囲内とする。

 1.当事務所の職員に係る個人番号関係事務
   ①雇用保険届出事務*   ②健康保険、厚生年金保険届出事務*
   ③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
   ④給与所得・退職所得の源泉徴収票作成事務
   ⑤扶養控除(異動)申告書、保険料控除申告書兼給与所得者の配偶者特別控除
    申告書作成事務
   ⑥個人住民税関連事務
 2.第三者(職員被扶養者を含む)に係る個人番号関係事務
   ①報酬・料金等の支払調書作成事務 
   ②配当、剰余金の分配、及び基金利息の支払調書作成事務
   ③国民年金第3号被保険者届出事務
   ④不動産の使用料等の支払調書作成事務
   ⑤不動産等の譲渡受けの対価の支払調書作成事務
 3.委託契約に基づく個人番号関係事務
   ①雇用保険届出事務*   ②健康保険、厚生年金保険届出事務*
   ③労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務
   ④賃金計算事務等

 上記1~3に付随して行う事務(特定個人情報取扱事務を含む)
 *1.①②、3.①②の事務には、適用、給付及び助成金の事務を含む。

社労士事務所HIKARI(所長 川浪 宏)は、業務受託しているお客様の個人情報の保護が最も重要な責務の一つと認識し、個人情報保護に関する確約を徹底し、次のように取扱います。     

2012.1.29改定

2017.8.1改定

                 2024.2.22改定

1.法令等の遵守

社労士事務所HIKARI(所長 川浪 宏)(以下、「弊所」という)は、個人情報保護法、社会保険労務士法および機密保護の基準に従って、常にお客様の情報を厳格に管理し、個人情報を守ります。

2.情報の取得・利用目的

お客さまとのお取引きを安全確実に進め、より良い商品・サービスを提供するため、お客さまに関する必要最小限の個人情報を取得させていただきます。お客さまからお預かりした個人情報は、以下の目的のために利用いたします

  1. 入社、退社などの労働社会保険諸法令に関する諸手続き
  2. 給与計算受託先については、給与計算業務及び関連諸手続き 
  3. 弊事務所の各種商品・サービスのご案内・提供、データの維持管理 
  4. 弊事務所業務に関する情報提供・運営管理、商品・サービスの充実 
  5. 弊事務所が取り扱う生命保険、これらに付帯・関連するサービスの提供
  6. その他弊事務所に関連・付随する業務 
3.取得する情報の種類

お客さまの住所・氏名・生年月日・性別・職業・賃金・家族構成・健康情報など、前記「2」の利用目的の達成に必要な範囲で個人情報を取得いたします。機微(センシティブ)情報など、利用目的が法令等により限定されている情報は、特にその取扱いに注意して取得いたします。【*ご参考】

4.情報の取得方法

法令に従い、申請書類・契約書や取引書類、インターネット・はがきなどを利用し、適正な方法により取得いたします。

5.情報の利用提供

次の場合を除いて、お客さまの個人情報を利用目的の範囲を超えて利用したり、他の組織・団体に提供することはありません。 

  1. お客さまが同意されている場合(業務の全部又は一部を委託する場合を含む) 
  2. 法令により必要と判断される場合 
  3. 人の生命、身体、財産の保護に必要な場合で、お客さまの同意を得ることが困難なとき 
  4. 公共の利益のために必要な場合で、お客さまの同意を得ることが困難なとき 
6.情報の管理方法

お客さまの個人情報は、正確かつ最新の内容に保つよう努めます。

また、お客さまの個人情報の紛失・漏えい・改ざん・き損の防止などの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じます。

7.情報の削除及び消去

お客さまの個人情報を削除及び消去するにあたっては、裁断による削除処理を行うなど、お客さまの個人情報の紛失・漏えい等の防止のために必要かつ適切な措置を講じます。

8.情報の公表、開示、訂正、利用停止

お客さまの情報を他の組織・団体に公表することはいたしません。

お客さまの指示ある場合、又は労働社会保険諸法令に基づく法律により必要とする場合にのみです。

また、お客さまの従業員からの直接の開示請求については、次の場合を除き、業務委託契約の相手方であるお客さま(事業主もしくは事業主が指定したご担当者さま)を経由して回答することとします。

なお、開示請求により手数料が発生する場合があります。

  1. 本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合 
  2. 弊事務所の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合 
  3. 他の法令に違反することとなる場合 

(訂正など)

お客さまから、ご自身に関する個人情報について、その内容が事実でないという理由によって、内容の訂正、追加または削除のご依頼があった場合は、所定の手続きをさせていただいたうえで、その内容を訂正、追加または削除いたします。

(利用停止など)

お客さまから、ご自身に関する個人情報について、次の理由によって利用停止のご依頼があった場合で、その求めに理由があることが判明したときは、所定の手続きをさせていただいたうえで、利用を停止いたします。

  1. あらかじめお客さまの同意を得ないで、利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱っている場合 
  2. 偽りその他不正の手段により、個人情報を取得している場合
9.個人情報の加工

弊所は、お客さまから頂いた個人情報をお客様の許可なしに独自に加工することはいたしません。

10.廃棄処分

お客さまから頂いた個人情報を法定保持期間経過等の理由で廃棄処分を行う場合は、裁断機を使用するか、専門の機密保持契約を締結した外部業者に委託して行います。

11.職員の教育、監督

お客さまに情報の適切な取扱いに関する教育を実施します。

12.業務委託

弊所は外部へ業務を再委託することは、以下の法人を除いてありません。

今後、下記法人以外に一部でも外部に再委託する場合には、お客さまの了解を得て弊所の機密保持基準に従うこと、および基準遵守状況確認のために監査ができることを要求します。

<記:株式会社HIKARI 代表取締役 川浪 宏>

13.お問合せの窓口

当社では、お客さまの個人情報に関するお問合せの窓口を設けています。

個人情報の開示、訂正、利用停止などのご請求、その他の個人情報に関するお問合せは下記までご連絡いただきますようお願いいたします。
 

【社労士事務所HIKARI 担当:所長(個人情報管理責任者)】
〒862-0951 熊本市中央区上水前寺2丁目4-5
TEL:096-237-6797
(受付時間:月~金/10時~17時(祝祭日・年末年始除く))
メールアドレス info@e-sr.jp

【ご参考】利用目的が法令等により限定されている情報の取扱いについて

人種、信条、門地、本籍地、保健医療、犯罪経歴、労働組合への加盟、民族または性生活に関する機微(センシティブ)情報については、業務の適切な運営の確保その他必要と認められる目的に利用目的が限定されています。これらの情報については、限定されている目的以外では利用いたしません。

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